Cas pratique — une fuite sous évier
Prenons un cas courant : un locataire signale une fuite sous son évier. Voici ce qui se passe entre le signalement et la clôture du dossier.
08:42
Un locataire signale une fuite sous son évier. Le gestionnaire transmet à Coordo l’adresse, le problème rencontré, les coordonnées du locataire et les consignes utiles.
Côté agence : quelques informations à transmettre.
Côté Coordo : le suivi commence.
09:02
Le plombier habituel de l’agence est contacté. Le coordinateur utilise le prestataire prévu pour ce type d’intervention et lui transmet les éléments nécessaires.
En savoir plus sur la gestion des prestatairesSans réponse immédiate
Coordo suit la réponse. Si elle n’arrive pas, les relances prévues sont effectuées. Lorsque cela devient nécessaire, le coordinateur appelle le prestataire pour comprendre la situation et obtenir une suite.
Après confirmation
Le coordinateur rapproche les disponibilités utiles, suit le rendez-vous et les modalités d’accès au logement. Si des clés ou une consigne particulière sont nécessaires, l’information reste rattachée au dossier.
Si un devis est nécessaire
Le prestataire transmet un devis. Coordo en suit la réception, mais ne prend pas la décision financière à la place de l’agence. Le gestionnaire valide ou refuse le devis ; une fois la décision prise, Coordo reprend la coordination.
Après validation
Le prestataire intervient dans le logement. Selon ce qui a été demandé pour le dossier, Coordo suit ensuite les éléments attendus : photos, compte rendu ou facture.
Dossier finalisé
Lorsque les actions et éléments attendus sont terminés, l’intervention peut être clôturée. L’agence conserve l’historique des principales étapes sans reconstituer les échanges depuis plusieurs e-mails.
Les exceptions
Coordo applique les règles prévues avec l’agence pour organiser la suite.
Le coordinateur reprend l’organisation du rendez-vous.
L’agence est sollicitée avant de poursuivre.
Le dossier reste suivi jusqu’à l’étape attendue.
Présentez-nous votre volume d’interventions et votre fonctionnement actuel.